Les réunions sur le lieu de travail (Étude 2022)

Combien de fois avez-vous entendu dire de la bouche de votre collègue (et même de la vôtre) : « Je l’aurais fait depuis longtemps si on avait pas autant de réunions » ? 

Ou peut-être que vous êtes au contraire un fana de réunions, car elles permettent de briser un peu la routine au travail ?

Les réunions… On les aime ou on les déteste, mais on ne peut pas s’en passer. 

Vous avez déjà, vous, entendu quelqu’un dire: 

« J’aimerais pouvoir assister à plus de réunions aujourd’hui » ?

Tout le monde dit que tous détestent les réunions, et en effet les études le prouvent. Zippia.com en mentionne quelqu’unes :

• Le travailleur moyen passe au moins trois heures par semaine en réunion et perd quatre heures à s’y préparer.
• 71 % des réunions sont considérées comme improductives.
• Les réunions improductives coûtent environ 37 milliards de dollars par an et gaspillent 24 milliards d’heures de travail.

Ça fait peur, non ? Voilà de vraies raisons de détester les réunions ! Elles sont coûteuses, improductives et prennent un temps précieux. 

• Préparer un rapport en retard ? Pas question.
• Répondre à des dizaines d’e-mails ? Pas maintenant. 
• Planifier des tâches pour le prochain trimestre ? Plus tard.

Toutes ces tâches sont repoussées car on doit assister à une réunion.

Mais est-ce vraiment le cas ? Les réunions sont-elles si mauvaises ou avons-nous besoin de quelque chose pour nous remettre les idées en place ? 

Chez LiveCareer, nous ne prenons rien pour acquis. Nous avons fait nos recherches. Dans une enquête menée auprès de plus de 1 000 employés, nous avons demandé ce qui ne va pas avec les réunions. Y a-t-il quelque chose de bon dans ces réunions ? Réunions en ligne ou en personne : lesquelles constituent un moindre mal ?

Maintenant que tout le monde est là, on peut commencer. Nous avons beaucoup de terrain à couvrir aujourd’hui.

Réunions, réunions et... encore plus de réunions

Selon certaines sources, 11 millions de réunions ont lieu chaque jour en France. Cela donne 55 millions de réunions par semaine. 

Il s’agit des réunions en ligne ou en personne, auxquelles participent des employés de différents niveaux, qui durent plusieurs minutes ou plusieurs heures et qui abordent des questions importantes ou futiles. Elles peuvent être stressantes et chaotiques, ou si vous avez de la chance, bien préparées et organisées. 

• Selon Otter.ai, 70% des employés ont connu une augmentation des réunions de 70 % lorsque le travail à distance a été introduit.
• Grâce au travail à distance, le temps de réunion hebdomadaire a augmenté de 10 %, ce qui s’est traduit par trois réunions hebdomadaires supplémentaires par employé, indique Otter.
• Otter souligne également que le nombre de réunions auxquelles un travailleur a assisté en moyenne a augmenté de 13,5 %.
• L’étude d’Atlassian a révélé que l’employé moyen assiste à 62 réunions par mois et considère que la moitié d’entre elles sont une perte de temps.

Maintenant que vous êtes bien préparé(e), découvrons-en davantage sur les réunions en analysant notre étude. Que le sujet des réunions n’ait plus de secret pour vous !

Comme nous nous y attendions tous, la majorité des répondants, 49%, participent à la fois à des réunions en ligne et en personne. En même temps, 26 % assistent uniquement ou principalement à des réunions en ligne. Les chiffres indiqués ne sont pas surprenants, car lors de la pandémie, la plupart des réunions, sinon toutes, se déroulaient en ligne. Pour certaines entreprises, cette situation reste inchangée à ce jour.

Et qu’en est-il des réunions en personne ? Elles se portent bien et sont toujours présentes dans la réalité du travail et de la vie privée. 25 % des personnes interrogées admettent qu’elles participent régulièrement à des réunions en personne uniquement ou principalement. 

Mais à quelles réunions les employés participent-ils le plus souvent ? La palme revient aux réunions en personne, auxquelles 34 % participent le plus souvent. Pour 30%, les réunions en ligne sont plus fréquentes. Mais 35 % assistent aux deux types de réunions à la même fréquence. 

En creusant un peu plus, nous avons découvert que 50% des employés préfèrent les réunions en personne aux réunions en ligne à 40%. Ce n’est pas une surprise, étant donné que les réunions en personne sont un excellent tremplin pour sortir de la réalité du bureau à domicile. De plus, elles ne contribuent pas à la fatigue technologique.

D’accord. Mais qu’en est-il du nombre de réunions par semaine ? Est-ce une histoire sans fin avec des événements récurrents sans date de fin sur le calendrier ? L’infographie ci-dessus répond également à notre question. 

• Moins de 3 heures - 19%
• De 4 à 7 heures - 36%
• De 7 à 10 heures - 32%
• De 10 à 13 heures - 11%
• Plus de 14 heures - 2%

La tendance dominante est que les employés passent entre 4 et 7 heures par semaine en réunion (38%). Viennent ensuite les réunions qui durent entre 7 et 10 heures par semaine (32%). C’est un phénomène que nous pouvons supporter.

Une nouvelle intéressante : les femmes sont plus nombreuses (35%) à consacrer 7 à 10 heures aux réunions que les hommes (27%). En revanche, ce sont les hommes qui sont légèrement majoritaires (39%) à consacrer 4 à 7 heures par semaine à leurs réunions (les femmes représentent 32%). 

Est-ce parce que les femmes sont plus bavardes, ont beaucoup à dire et sont moins précises que les hommes ? Peut-être, ou alors elles s’amusent tout simplement plus pendant les réunions.

Les années d’expérience professionnelle ont également leur importance dans l’analyse de la durée des réunions. Il apparaît que les employés ayant 1 à 2 ans d’expérience consacrent moins de temps aux réunions : 4 à 7 heures par semaine (43%). Leurs collègues plus expérimentés, avec 6-10 ans sur le marché du travail, consacrent plus de temps aux réunions, jusqu’à 7-10 heures par semaine (44%).

Selon Muse, les cadres moyens passent 35 % de leur temps en réunion. Les cadres supérieurs consacrent 50 % de leur temps aux réunions.

Lors de la pandémie, ce n’est pas seulement le type de réunions qui a changé. Nous avons également demandé aux répondants si, au cours des derniers mois, la durée des réunions avait eu tendance à s’allonger ou à diminuer. Aucune des réponses données ne l’emporte significativement sur les autres, mais la majorité, 39 %, a remarqué que ses réunions s’allongeaient. À l’inverse, 34% ont tendance à penser que leurs réunions sont plus courtes. 28% disent que la durée reste la même.

Les réunions longues sont quelque chose que nous ne pouvons pas supporter. Pourquoi ? 

Dans l’une de ses recherches, HR Digest a découvert que 95 % des participants aux réunions perdent leur concentration et manquent des parties de la réunion, tandis que 39 % s’assoupissent même pendant les réunions !

La capacité d’attention des gens est relativement courte. Selon nos répondants, combien de temps faut-il pour que les gens commencent à perdre leur attention en réunion ?

• Moins de 10 minutes - 9%
• Après 20-30 minutes - 43%
• Après 30-40 minutes - 30%
• Après 40-50 minutes - 14%
• Après 1 hour ou plus - 4% 

Près de la moitié des personnes interrogées estiment que 20 à 30 minutes suffisent pour qu’une personne perde son attention et cesse d’écouter. Alors s’il vous plaît, chers managers, arrêtez avec ces longues réunions. Personne n’y paye attention de toute façon!

« Plus la réunion est longue, moins on en accomplit. »

Et si les gens ne font pas attention, que font-ils d’autre ? Ils jouent à des jeux sur leur iPhone ? Ils sont assis figés et stressés ? Ou regardent-ils simplement par la fenêtre en pensant à la stupidité de cette réunion ?

Que faisons-nous pendant les réunions ?

Plus de 7 répondants sur 10 (75 %) admettent qu’il leur arrive de ne pas se concentrer sur la réunion et de faire autre chose pendant son déroulement. Pour passer le temps :

• 2 personnes interrogées sur 5 (39%) lisent les nouvelles sur Internet. Une excellente façon de passer le temps. Après tout, on va le faire quoi qu’il arrive, alors pourquoi pas maintenant ?
• Près de 2 personnes sur 5 (38%) naviguent sur les réseaux sociaux. Encore mieux. La dernière story sur l’insta de Kim Kardashian est certainement plus intéressante que le powerpoint de Philippe.
• Près de 2 personnes sur 5 (38%) lisent un livre. Ambitieux.
• Plus d’un salarié sur trois (35 %) fait des achats en ligne. Les soldes d’été ont-elles déjà commencé ?
• 1 personne sur 3 (32 %) entame également une conversation par SMS avec un ami. « Nelly, comment vas-tu ? Je suis coincée dans une réunion ».
• 1 travailleur sur 3 (31%) joue à un jeu en ligne/sur son portable. Standard et cliché ici. 
• Près d’un travailleur sur trois (28%) effectue d’autres tâches liées au travail. Génial. C’est à ça que servent les réunions.
• Près d’une personne sur trois (27 %) dessine ou griffonne. Il y a toujours du temps pour la créativité.

Que les femmes choisissent-elles d’habitude ? Le shopping en ligne, bien sûr. 40 % des femmes optent pour cette activité le plus souvent pour se divertir pendant une réunion. Les hommes, quant à eux, sont plus enclins à lire les nouvelles, 40 %.

L’étude de Muse suggère que 92 % des employés se retrouvent involontairement en situation de multitâche pendant les réunions. 41% avouent ouvertement qu’ils sont souvent ou tout le temps multitâches pendant une réunion. 49 % admettent qu’ils effectuent également des tâches sans rapport avec la réunion au lieu d’y prêter attention. D’autre part, Atlassian affirme que 73% des employés font un autre travail pendant la réunion.

Mais, puisque la réunion ne nous engage pas directement mais requiert simplement notre présence, n’est-ce pas une excellente occasion d’entraîner nos talents en multitâche ? Cela permet de gagner du temps, d’augmenter la productivité et de stimuler notre cerveau, car le multitâche sollicite davantage les ressources cognitives, telles que l’attention et la mémoire de travail. Certains peuvent ne pas être d’accord, citant les inconvénients du multitâche, mais je suppose que c’est toujours mieux que de rêvasser pendant les réunions. 

En parlant de rêver... Savez-vous ce que les gens font d’autre pendant les réunions ? Ils dorment ! Selon une étude de Zippia.com, 39 % des employés interrogés ont déclaré avoir dormi pendant une réunion de travail. 

J’espère au moins qu’ils ne ronflent pas.

Ok, c’est tout. Passons à une question plus inquiétante de notre recherche.

Les réunions sont-elles synonymes de stress ?

Réunion. Stress. Réunion suivante. Plus de stress. Une autre réunion. Encore plus de stress. 

Que vous assistiez à des réunions en ligne ou en personne, elles sont toutes deux sources d’anxiété et de stress. Cela est dû à de nombreux facteurs tels que le manque de préparation, la peur de parler en public ou une activité cérébrale accrue pendant une longue période. 

Le stress pendant les réunions n’est pas non plus étranger à nos répondants. Commençons par la fin.

Seuls 16 % d’entre eux pensent que les réunions en personne et en ligne ne leur cause pas de stress. Ils ont de la chance ! Malheureusement, les autres, à 83 %, sont d’un avis contraire.

25 % affirment que les réunions en personne sont plus stressantes que celles en ligne, tandis que 31 % sont plus terrifiés à l’idée des réunions en ligne. 28 % pensent que les deux sont aussi stressantes l’une que l’autre. 

En effet, comme le prouvent certaines études, les réunions en ligne peuvent être plus stressantes. C’est une question de technologie.

Selon Barco, une société spécialisée dans la technologie de projection et d’imagerie numérique, 9 employés sur 10 connaissent des niveaux de stress élevés lorsqu’ils sont confrontés à une technologie gênante pendant les réunions. Comme ils le soulignent : « le rythme cardiaque des personnes atteint 179 bpm lorsqu’elles se débattent avec la technologie pendant une réunion, alors que leur rythme cardiaque au repos est d’environ 60-100 bpm ».

Et ce n’est pas tout. Avez-vous déjà entendu parler de la Zoom fatigue ? En bref, ce terme décrit la fatigue et l’anxiété associées à la surutilisation des plateformes de communication virtuelle. 

Notre enquête a également montré que, quel que soit leur sexe, nos répondants sont stressés de la même manière pendant les réunions. L’expérience professionnelle n’a pas d’importance non plus. Les employés ayant plus de 11 ans d’expérience connaissent un stress similaire à celui des nouveaux arrivants sur le marché du travail.

Il est intéressant de noter que le secteur d’activité a un effet sur le niveau de stress pendant les différents types de réunions. Les réunions en ligne sont les plus stressantes pour ceux qui travaillent dans l’industrie manufacturière (34 %), tandis que les réunions en personne sont les moins stressantes pour eux (21 %). Les employés des secteurs du logiciel/de l’informatique et des affaires et de la finance (31%) estiment que les sessions en ligne sont plus stressantes, tandis que 26% indiquent que les réunions directes sont plus terrifiantes. En outre, les employés du secteur des logiciels/de l’informatique (20 %) suggèrent qu’aucune réunion n’est stressante, tandis que les travailleurs de l’industrie manufacturière ne sont pas d’accord avec cette opinion (seuls 12 % affirment que les réunions ne sont pas stressantes).

Quelle est donc la solution pour sortir de cette situation ? Ne pas participer aux réunions ? Après tout, ce n’est qu’une occasion pour les managers de parader, n’est-ce pas ? Eh bien, non. 

3 personnes interrogées sur 5 (61%) pensent que les réunions sont utiles. Les autres, à 39%, sont d’accord avec la thèse selon laquelle les réunions sont des spectacles pour les managers.

Surprenant, non ? Puisque nous détestons toutes les réunions, le deuxième scénario devrait recueillir plus de votes.

En parlant des scénarios...

Ce qui nous énerve lors des réunions

Toux, respiration sifflante, agitation ou manque de préparation, faible concentration, bégaiement ? Qu’est-ce qui vous énerve pendant les réunions ?

Notre réunion va bientôt se terminer, mais discutons d’abord des scénarios de réunion frustrants. 

Sur une échelle de 1 à 5, nous avons demandé à nos répondants d’évaluer le degré de frustration d’un scénario particulier. Nous avons considéré les activités frustrantes (4) et vraiment frustrantes (5) et avons établi un classement. Jetons-y un coup d’œil. 

• Les gagnants sont les réunions qui commencent plus tard que prévu - 70%.
• En deuxième position arrive l’absence d’ordre du jour ou de plan de réunion clair - 69%.
• En troisième position, nous avons les personnes qui posent des questions excessives ou inutiles pendant les réunions - 66%.
• 66% des personnes interrogées sont ennervées si la réunion est programmée trop tôt dans la journée.
• Discuter de sujets qui ne concernent pas toutes les personnes présentes frustre 65% des interrogés.
• 64% des interrogés ne supportent pas que l’on s’éloigne du sujet principal pour aborder des questions sans rapport avec la réunion.
• Pour 63% des personnes interrogées, les réunions programmées trop tard dans la journée sont également frustrantes.
• 62% détestent les réunions qui se terminent plus tard que l’heure prévue.
• Le classement se termine par les présentations ennuyeuses - 61%.

Vous êtes organisateur(trice) de réunions ? Méfiez-vous des retards et soyez toujours bien organisé(e). Vous assistez fréquemment à des réunions ? Ne posez pas de questions excessives ou inutiles. 

Je sais que vous êtes tous des gens occupés, alors ne prolongeons pas inutilement. Avant de passer à un autre point de notre agenda, il convient de faire un rapide résumé des réunions en générales. 

Amour ou haine ?

Amour ou haine ? Difficile à dire. Comme nous pouvons le voir sur l’infographie, les réunions ont des côtés positifs et négatifs. 

Les gens apprécient les réunions parce que :

• Les réunions facilitent la prise de décision - 74%. Vrai. Un bon remue-méninges, une consultation ou l’avis d’autres personnes facilitent le processus de décision et conduisent parfois à l’élaboration de nouvelles solutions plus intéressantes.
• Ils aiment simplement assister à des réunions fréquentes - 74%. Tant mieux pour eux (et pour leurs managers).
• Grâce aux réunions, le temps au travail passe plus vite - 71%. Toutes les raisons sont bonnes pour aimer les réunions.
• Les réunions sont excellentes pour le networking - 71%. Encore une fois, c’est vrai. En participant aux réunions, vous rencontrez de nouvelles personnes et resserrez les liens avec vos collègues. C’est particulièrement bénéfique pour notre santé mentale lorsque l’on travaille à distance. 
• Les réunions permettent de trouver des solutions pratiques qui répondent aux besoins de toutes les personnes présentes - 71%. Les réunions efficaces sont un outil puissant pour proposer des innovations et des changements. 

Cependant, les interrogés détestent également les réunions parce qu’ils :

• Assistent à trop d'entre elles - 69%. Malheureusement, un nombre important d’employés se plaignent du nombre de réunions. Le cas est particulièrement vrai pour les cadres supérieurs. 
• Doivent travailler plus longtemps parce que les réunions prennent trop de temps - 61%. Disons-le tout haut : tout le monde veut finir le travail le plus vite possible. Rester après les heures de travail pour rattraper les choses n’est pas amusant. 

Et aussi parce que les réunions :

• Drainent leur énergie et les démotivent - 59%. De nombreuses études l’ont prouvé. Plus les réunions sont nombreuses, plus la productivité des employés est faible.
• Sont inutiles - 57%. Si vous assistez à des réunions qui ne vous concernent pas et que vous ne participez pas activement, vous vous contentez de rêvasser, alors oui, les réunions sont inutiles.
• Tuent la créativité - 56%. C’est le cas des mauvaises réunions sans ordre du jour, structure ou plan. 
• Distraient et détruisent le flux de travail - 56%. On ne peut pas dire le contraire. 
• Sont stressantes - 52%. Oui, elles le sont. Peu importe qu’elles se déroulent en ligne ou en personne.

Il est impossible de dire de manière définitive si les gens détestent les réunions. De nombreux employés se plaignent du trop grand nombre de réunions, du temps perdu ou du fait qu’elles les détournent de leurs autres responsabilités. D’un autre côté, de nombreux retours soulignent les avantages des réunions, comme la facilitation de prise de décision et le networking.

La conclusion est donc que les réunions ne sont ni bonnes ni mauvaises. Il ne tient qu’à nous de les aborder avec une meilleure attitude et de voir les aspects positifs.

Examinons maintenant plus en détail les réunions en ligne.

Réunions en ligne

Tout d’abord, nous avons demandé à nos répondants la durée habituelle de leurs réunions en ligne. Les résultats sont ici très similaires à ceux obtenus en posant la même question dans la section sur la dissimulation des réunions.

• 8 % des répondants ne consacrent pas plus de 15 minutes à une seule réunion en ligne.
• Plus d’un employé sur trois (34%) consacre 20 à 30 minutes par réunion. Nous observons ici la différence de pourcentage dans les réponses. Lorsqu’on demande aux personnes interrogées combien de temps elles consacrent aux réunions sans préciser leur type, c’est un peu plus car pas moins de 43% ont choisi ce laps de temps.
• La majorité, soit près de 2 personnes sur 5 (38%), doit réserver dans son agenda entre 30 et 45 minutes.
• Pour 16%, les réunions en ligne durent entre 46 et 60 minutes.
• Heureusement, seuls 3% passent plus de 60 minutes par réunion en ligne. 

Cela n’a pas l’air trop grave. Mais même des réunions de 15 minutes peuvent être chronophages si vous multipliez ce temps par le nombre de réunions auxquelles vous participez tout au long de la semaine. Par exemple, quatre séances de 15 minutes par jour représentent 5 heures par semaine. 

Après avoir découvert le temps que prend une seule réunion, vérifions combien de temps elles nous coûtent sur l’ensemble de la semaine.

• 17% apprécient de ne pas consacrer plus de 3 heures par semaine aux réunions hebdomadaires.
• La majorité des répondants, 36 %, consacrent 4 à 7 heures par semaine à des réunions en ligne. 
• Un peu moins, 34%, doivent sacrifier 7 à 10 heures de leur temps par semaine. 
• 11 % doivent se préparer à y consacrer 10 à 13 heures.
• Seuls 2% y consacrent plus de 14 heures. 

Là encore, ces résultats sont très similaires à ce que nous avons découvert en posant les mêmes questions dans la section sur les réunions générales.

Un autre élément des réunions en ligne concerne les préférences de chaque participant. Lors des réunions en personne, tous les participants maintiennent un contact visuel régulier. Cela va de soi. La situation se complique lors des événements en ligne, où le fait d’allumer ou d’éteindre la caméra décide si nous voyons les intervenants. Nous étions curieux de savoir si les gens aiment avoir leur caméra allumée ou s’ils préfèrent ne pas être vus.

La majorité, 46% des participants aux réunions en ligne, préfèrent avoir leur caméra allumée. Rien de surprenant. La conversation est beaucoup plus efficace (et agréable) si nous pouvons voir nos interlocuteurs. 

Cependant, 29 % préfèrent rester invisibles. On se demande bien ce qu’ils font au lieu de prêter attention à la réunion… Sont-ils à des jeux, lisent-ils les nouvelles ou font-ils des achats en ligne ?

Complétons ces données en disant que 25 % n’ont aucune préférence concernant les caméras allumées ou éteintes. 

Nous avons également demandé aux répondants de répondre à certaines questions générales sur les réunions en ligne dans l’enquête. Et :

• 70% pensent que les réunions en ligne sont une excellente occasion de voir et de parler avec des personnes lorsqu’on travaille à distance.
• 70% reconnaissent que les réunions en ligne permettent de gagner du temps.
• 69% admettent que des réunions fréquentes sont nécessaires lorsqu’on travaille à distance.

Enfin, clarifions les questions de productivité. 

Selon 57% des répondants, les réunions en ligne les rendent plus productifs. 26% pensent que les réunions en ligne contribuent négativement à leur productivité. 17% pensent que les réunions en ligne n’affectent pas leur productivité.

Serait-il temps de dissiper la croyance selon laquelle toutes les réunions tuent la productivité ? 

Chers participants à cette réunion. Avant de partir, parlons encore un peu des réunions. En personne cette fois.

Réunions en personne

Quelqu’un a dit un jour que « les réunions sont l’alternative pratique au travail ».

Et cela s’applique également aux réunions en personne, dans lesquelles les employés passent un temps comparable aux discussions en ligne.

• 9% y passent moins de 15 minutes.
• De même, pour les réunions en ligne, la majorité, 36%, doit prévoir entre 20 et 30 minutes pour chaque réunion en personne. 
• Un peu moins, 34%, consacrent 30 à 45 minutes pour la réunion.
• Une minorité, 17 %, est occupée par des réunions de 40 à 60 minutes.
• Presque personne, 4%, ne passe plus de 60 minutes en réunion. 

Mais bien sûr, la durée des réunions individuelles ne nous dit rien tant que nous ne regardons pas combien de temps nous consacrons à celles-ci dans une semaine entière.

• 17% consacrent moins de 3 heures aux réunions par semaine.
• Pour 37% des répondants, 4 à 7 heures de réunions constituent la routine. 
• De 7 à 10 heures, c’est le temps que 32% des répondants consacrent aux réunions tout au long de la semaine.
• Pas moins de 12% consacrent aux réunions 10-13 heures.
• Les malheureux 2% des répondants consacrent plus de 14 heures aux réunions.

Cette fois, nous avons également confronté les répondants à plusieurs affirmations concernant les réunions en personne. Selon les participants à nos réunions utiles, les réunions en personne :

• permettent d’établir des relations solides - 73%
• sont une excellente occasion de voir des gens et de discuter avec eux - 71 %
• sont plus coûteuses et plus longues que les réunions en ligne - 68 %
• sont plus riches en informations que les réunions en ligne - 68%

Et quelle est la relation entre la productivité et les réunions en personne ?

Selon 59 % des personnes interrogées, les réunions en personne les rendent plus productives. Seuls 25% pensent que les réunions en personne contribuent négativement à leur productivité. 16% pensent que les réunions en personne n’ont pas d’incidence sur leur productivité. 

Une petite conclusion ici. Les réunions en ligne ne sont pas du tout différentes des réunions en personne. D’après nos répondants, elles obtiennent des résultats très similaires. Et peut-être que c’est grâce à cette diversité que les gens en ont un peu moins marre des réunions ?

« Pour rendre nos réunions plus efficaces, nous devons avoir plusieurs types de réunions et distinguer clairement les différents objectifs, formats et moments de ces réunions ».

Conclusion

Nous ne pouvons nier que les réunions font partie intégrante du travail de nombreux employés. Mais sont-elles nécessaires ? Faut-il en organiser autant ? La réponse est à la fois oui et non. Oui, les réunions sont nécessaires. Non, nous n’avons pas besoin d’en avoir autant. 

Un trop grand nombre de réunions est une chose dont nous n’aurons peut-être pas à nous occuper de sitôt. 

Des études ont montré que la productivité des employés augmentait de plus de 70 % lorsque les réunions étaient réduites de 40 %. Et lorsque ce chiffre était doublé et que les réunions étaient réduites de 80 %, la productivité atteignait 74 %, le stress diminuait de 60 % et le sentiment de microgestion de 75 %.

Sommes-nous confrontés à un avenir où les réunions seront aussi rares que possible ? Peut-être. Mais nous n'arriverons certainement pas à un scénario dans lequel nous assisterons à aucune réunion. 

Résumons maintenant nos conclusions. 

• Les gens participent à des réunions en ligne et en personne et consacrent un temps similaire chaque semaine aux deux types de réunions.
• Pour passer le temps pendant les réunions, la majorité, 39%, lit des nouvelles en ligne. Si les hommes choisissent les actualités (40%), les femmes préfèrent le shopping en ligne (40%).
• Malgré la croyance populaire, les réunions ne sont pas seulement un spectacle pour les managers. Les personnes interrogées estiment qu’elles contribuent à leur vie professionnelle (61%).
• Les réunions qui commencent plus tard (70%), l’absence d’ordre du jour ou de plan de réunion clair (69%), les personnes qui posent des questions excessives ou inutiles pendant les réunions (66%) et les réunions programmées trop tôt dans la journée (66%) sont les quatre principaux maux des réunions. 
• 46% préfèrent avoir une caméra allumée pendant les réunions en ligne. 
• 57% des personnes interrogées déclarent que les réunions en ligne les rendent plus productives. De même, 59 % des personnes interrogées déclarent que les réunions en personne les rendent plus productives. 

Cette étude montre que les réunions peuvent être une véritable plaie. Cependant, cela est souvent dû à notre mauvaise attitude vis-à-vis des réunions et à une mauvaise gestion (retards, absence de plan ou de calendrier, organisation trop fréquente). 

Alors peut-être que le remède aux réunions consiste à améliorer leur qualité et à changer nos mentalités ? Et, bien sûr, en ajoutant un peu d’action.

« Les réunions sont ennuyeuses parce qu’elles manquent d’action. Ou de conflit. C’est dommage parce que la plupart des réunions ont beaucoup de potentiel pour l’action, qui est essentielle afin de garder les êtres humains. Malheureusement, plutôt que d’exploiter ce potentiel de conflit de façon positive, la plupart des animateurs de réunions semblent s’attacher à éviter les tensions et à terminer leurs réunions à l’heure ».

Méthodologie

Nous avons interrogé 1033 répondants uniques via un outil de sondage en ligne sur mesure. Tous les répondants inclus dans l’étude ont répondu à une question de vérification de l’attention. L’étude a été réalisée en plusieurs étapes de recherche, de crowdsourcing et d’enquête.

Limites

Les données que nous présentons reposent sur les déclarations des répondants. Chaque personne ayant répondu à notre enquête a lu et répondu à chaque question sans aucune administration ou interférence de la recherche. Il existe de nombreux problèmes potentiels avec les données autodéclarées, comme la mémoire sélective, le télescopage, l’attribution ou l’exagération.

Certaines questions et réponses ont été reformulées ou condensées pour plus de clarté et pour faciliter la compréhension des lecteurs. Dans certains cas, les pourcentages présentés peuvent ne pas atteindre 100 %. Selon le cas, cela peut être dû à l’arrondi, au fait qu’il s’agit d’une partie d’une statistique plus importante ou au fait que les réponses « ni l’un ni l’autre/incertain/inconnu » ne sont pas présentées.

Déclaration d’utilisation équitable

Que vous soyez pressé(e) ou non par une réunion, ne manquez pas l’occasion de partager ces résultats. Vous pourriez le regretter ! Si vous pensez que votre public sera intéressé par ces informations, vous pouvez les partager pour une réutilisation non commerciale. Tout ce que nous vous demandons en retour, c’est de créer un lien vers cette page afin que vos lecteurs puissent consulter l’étude complète.

Sources

• Atlassian. You Waste A Lot Of Time At Work.
• Barco. How stressful do people find meeting room technology?
• Chen, Ch. Shocking Meeting Statistics In 2021 That Will Take You By Surprise.
• Flynn, J. 27 Incredible Meeting Statistics [2022]: Virtual, Zoom, In-Person Meetings And Productivity.
• Haden, J. Fewer Meetings Boosts Employee Productivity, Communication, and Job Satisfaction.
• Harper, J. The Excessive Cost Of Ineffective Meetings.
• Laker, B., Pereira, V., Malik, A. & Soga, L. Dear Manager, You’re Holding Too Many Meetings.
• Lee, J. A Neuropsychological Exploration of Zoom Fatigue.
• Muse. How Much Time Do We Spend in Meetings?
• Rampton, J. The Psychological Price of Meetings.
• Richmond Soga, L., Bolade-Ogunfodun,Y.,  Mariani, M.,  Nasr, R. & Laker, B. Unmasking The Other Face Of Flexible Working Practices: A Systematic Literature Review.

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