CV de secrétaire [exemples tous secteurs, débutant ou non]

Travailler dans un secrétariat requiert de compétences bien concrètes : attention au détail, excellente organisation, bon relationnel…

Toutes ces aptitudes, et plus encore, doivent apparaître dans votre CV. Mais pas de n’importe quelle façon ; l’organisation du CV devrait refléter votre personnalité et les qualités qui font de vous une excellente personne pour le poste souhaité.

Voyons donc comment faire un CV de secrétaire qui fait exactement cela.

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Sur notre blog, vous trouverez plusieurs guides expliquant comment préparer un CV réussi. En voici quelques exemples :

• CV étudiant
• CV sans expérience
• CV vendeuse de prêt-à-porter
• CV alternance
• CV stage
• CV master
• CV gestionnaire de paie
• CV responsable de magasin
• CV finance
• CV assistante de direction
• CV assistant administratif
• CV secrétaire médicale
• CV comptable
• CV agent de sécurité
• CV communication
• CV commercial

Il vous faut un curriculum vitae pour un poste différent ? Ces exemples de CV peuvent vous intéresser également ! Et si vous souhaitez changer de carrière, pensez à consulter notre guide sur le CV de reconversion professionelle.

Exemple de CV de secrétaire

1. Attirez l’œil du recruteur avec une phrase d’accroche de CV de secrétaire engageante

La profession de secrétaire figure dans le top des métiers du service les plus recherchées dans l’Hexagone et chaque standardiste sait mieux que n’importe qui d’autre que la lisibilité des documents et leur ordre visuel sont extrêmement importants. Il en va de même pour un CV. 

Si vous créez une brève description de votre candidature qui résume le contenu de l’ensemble du dossier, vous attirerez l’attention du recruteur. La phrase d’accroche du CV est un point clé de tout bon CV.

Aucun CV moderne ne peut se passer de cette section. Veillez donc à ajouter une rubrique « À propos de moi » professionnelle sur votre beau CV de secrétaire de direction ou administratif(ve), mais de manière à ce qu’elle ne soit pas trop étendue. Il faut que la description comporte environ 50 mots et ne dépasse pas 5 phrases. 

Dans la première phrase de votre profil du CV, indiquez votre poste et vos plus grands atouts. Ensuite, prouvez que vous vous adressez à une entreprise particulière pour lui apporter des avantages tangibles. Il convient également de mentionner une réalisation importante (si vous en avez une) et vos projets de carrière. 

Exemple de phrases d’accroche pour CV de secrétaire

Une accroche de CV captivante va tout de suite convaincre le recruteur que vous êtes le ou la candidat(e) parfait(e) pour le poste. Gagnez du temps en utilisant nos phrases d’accroches prérédigées à personnaliser dans notre créateur de CV en ligne.

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2. Mettez l’accent sur vos réalisations dans la rubrique « Expérience » de votre CV pour un(e) secrétaire

Les expériences figurant sur un CV simple de secrétaire montrent à l’employeur les fonctions que vous avez exercées dans le passé. Grâce à la section « Expérience » il pourra savoir si vous serez en mesure de vous intégrer sans problème dans votre nouvel emploi. Mais que faire si d’autres candidats ont mis un contenu similaire dans cette partie de leur CV pour le poste de secrétaire ? Il y a un moyen ! 

• Sous la liste des tâches effectuées dans un secrétariat précédent, incluez un bref exposé de vos réalisations. Mentionnez tout ce que vous avez réussi à améliorer. Décrivez, par exemple, les économies d’argent apportées à l’entreprise en planifiant les achats de bureaux. 

• Étayez vos réalisations par des chiffres précis sur votre CV de secrétaire. Si vous ne connaissez pas ces données, décrivez brièvement ce que vous considérez comme votre plus grande réussite lorsque vous travailliez dans l’entreprise précédente.

• Si vous n’avez jamais travaillé auparavant et que vous rédigez un CV sans expérience ou votre premier CV, choisissez des tâches intéressantes que vous avez effectuées, par exemple, lors des stages, des études ou même en faisant du bénévolat.

Faites-le comme indiqué dans l’exemple ci-dessous.

Exemple de rubrique « Expérience » sur un CV de secrétaire 

Notre créateur de CV en ligne prépare la rubrique Expérience à votre place. Parcourez la liste d’exemples adaptés à votre profil et ajoutez les éléments les plus pertinents à votre CV en un clic. C’est la manière la plus efficace de faire un CV professionnel sans effort.

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3. Présentez brièvement votre parcours scolaire sur un CV pour secrétaire

Votre diplôme ne détermine pas quel type d’employé(e) vous êtes. Par conséquent, placez la section « Formation » sur un CV de secrétaire après la description de l’expérience professionnelle. À moins que vous soyez débutant(e). Dans ce cas-là, décrivez votre parcours scolaire au-dessus de vos expériences limitées. 

Vous n’avez pas non plus besoin de décrire toutes les écoles que vous avez suivies sur votre CV pour devenir secrétaire. 

• Limitez-vous à mentionner votre dernière école terminée. 
• Gagnez un espace précieux dans votre CV en indiquant l’abréviation du nom de l’établissement (IUT au lieu de l’Institut Universitaire de Technologie suffira complètement). 

De nombreuses personnes se demandent également s’il faut faire figurer sur un CV les études interrompues ou inachevées. Bien sûr, vous pouvez le faire.

• Indiquez le nom de l’école ainsi que la période d’études (sans mentionner le diplôme obtenu). 
• N’ajoutez pas l’information disant que les études ont été interrompues ou n’ont pas été achevées.
• N’oubliez pas que si une offre d’emploi demande un diplôme spécifique que vous n’avez pas, vous ne devez pas induire l’employeur en erreur de cette manière. Dans ce cas-là, vous ne devez pas envoyer votre candidature.

Voici un exemple de la façon dont un(e) secrétaire peut décrire sa formation dans son CV.

Section « Formation » sur le CV de réceptionniste : modèle de CV de secrétaire

4. Mettez en avant vos compétences pertinentes sur un CV pour secrétaire

La section « Compétences » de votre CV montre à l’employeur que vous avez ce qu’il recherche. Vous devez la faire ressortir pour qu’elle attire l’attention du recruteur et montre ce que vous savez faire. 

Les compétences figurant sur un CV sont plus qu’un ensemble de vos meilleures qualités et capacités. L’astuce consiste à choisir les bonnes compétences lors de la rédaction d’un CV professionnel et à faire correspondre votre description aux besoins de l’employeur. Aujourd’hui, le marché du travail accorde plus d’importance aux compétences qu’à tout autre critère d’évaluation des candidats. Il est donc important de bien faire les choses.

Concevez la rubrique « Compétences » sous forme d’une liste à puces et divisez-la en deux parties. Dans la première, décrivez vos compétences techniques (appelées aussi hard-skills de CV) et la seconde, par contre, dédiez aux aptitudes comportementales (soft-skills de CV).

Une telle liste permettra au recruteur de savoir facilement quelles sont vos qualifications professionnelles et de découvrir vos traits de caractère en rapport avec le poste visé. Ainsi, il évaluera rapidement si vous ferez vos preuves au travail en tant que secrétaire de direction ou administratif(ve).

Les compétences techniques requises sur le poste de secrétaire/réceptionniste/standardiste :

• Connaissance des outils bureautiques
• Techniques de prise de notes et d’écriture rapide
• Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles
• Gestion administrative des dossiers
• Saisie des données
• Suivi comptable et budgétaire

Les compétences non-techniques les plus demandées sur le poste de secrétaire/réceptionniste/standardiste :

• Esprit de synthèse
• Sens relationnel
• Gestion du temps
• Rigueur et organisation
• Communication
• Respect de la hiérarchie

Rubrique « Compétences » sur le CV de secrétaire : modèle

5. N’oubliez pas de mettre les informations supplémentaires sur votre CV de secrétaire

Vous parlez bien anglais, italien ou espagnol ? Assurez-vous d’ajouter le niveau de langue sur le CV. Si vous possédez un permis de conduire et que l’offre d’emploi l’exige, n’oubliez pas non plus de mentionner cette information sur votre CV. Les compétences en informatique sont également très demandées dans chaque secrétariat.

D’autres rubriques supplémentaires peuvent vous être utiles pour : 

• Décrire vos centres d’intérêt dans votre CV,
• Mettre en avant vos activités bénévoles,
• Mentionner les certifications professionnelles,
• Présenter les projets que vous avez réalisés chez un employeur précédent,
• Énumérer vos réussites et succès, nécessairement étayés par des chiffres,
• Lister vos publications,
• Mentionner les conférences auxquelles vous avez participé. 

Exemple de rubrique supplémentaire sur un CV de secrétaire

6. Envoyez votre CV de secrétaire accompagnée d’une lettre de motivation impeccable

Même si l’employeur n’a pas précisé une telle exigence dans l’annonce, le simple fait d’envoyer une courte lettre de motivation montrera au recruteur que le poste brigué vous intéresse vraiment. Ce document a pour but de montrer vos motivations et les raisons pour lesquelles vous aimeriez travailler dans l’entreprise que vous postulez. Afin de le rédiger correctement, respectez quelques règles :

• Indiquez pourquoi vous souhaitez travailler pour cette entreprise en particulier et reportez-vous aux exigences de l’offre d’emploi,
• Veillez à ne pas répéter dans votre lettre de motivation toutes les informations figurant déjà dans le CV de la secrétaire, 
• Si vous rédigez une lettre de motivation sans expérience, expliquez pourquoi vous êtes tout de même un(e) bon(ne) candidat(e) en mentionnant des compétences uniques ou des cours spéciaux terminés,
• Veillez à ce que la mise en forme de votre lettre de motivation de secrétaire soit correcte,
• Terminez votre lettre de motivation de manière professionnelle, en indiquant votre volonté de participer au recrutement.

Besoin d’autres informations sur comment rédiger une lettre de motivation de secrétaire impeccable ? Notre guide vous sera utile. 

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7. D’autres éléments à prendre en compte lors de la rédaction d’un CV pour secrétaire

N’oubliez pas d’être cohérent(e) dans la rédaction de votre curriculum vitae, en mettant en évidence les titres des sections et en utilisant des listes à puces. 

Notre designer de CV en ligne vous sera très utile. Cet outil vous permet de choisir parmi plusieurs modèles de CV professionnels pour trouver celui qui correspond le mieux aux besoins du poste que vous postulez. C’est une aide indispensable lorsqu’il s’agit d’assurer un formatage correct, de choisir les bonnes couleurs de CV, polices ou logos.

Une bonne présentation du CV prouve les compétences rédactionnelles de la secrétaire. Assurez-vous de :

• Mettre vos coordonnées dans l’en-tête du CV,
• Faire ressortir chaque rubrique de la candidature par les titres clairement définis,
• Opter pour une police de CV élégante,
• Utiliser les espaces aérés.

Et voilà ! Maintenant il vous reste d’envoyer votre CV au format PDF. Ainsi, le document sera lisible sur presque tous les appareils et il passera avec succès le premier tri réalisé par un logiciel de recrutement (ATS : Applicant Tracking System).

En résumé...

Avant d’envoyer votre CV parfait pour devenir secrétaire, affinez-le en tenant compte des conseils suivants :

• Soulignez les informations importantes. Un CV est votre carte de visite. Elle doit être claire et soignée. 
• Soyez attentif(ve) au destinataire. Il arrive que les recruteurs n’ont pas d’expertise en la matière et peuvent ne pas être familiers avec les abréviations et les simplifications du secteur.
• Décrivez-vous du début à la fin de manière à ce que le recruteur puisse facilement se faire une idée globale de votre expérience, de votre formation et de vos compétences professionnelles.

Vous êtes maintenant prêt(e) à faire un CV pour réussir un job de secrétaire.

Si vous avez encore des doutes sur les sections ou le modèle de votre CV, lisez nos dizaines de guides dédiés à la préparation des CV et des lettres de motivation pour toutes sortes de professions et formations.